Bem-vindo ao guia da Jornada de Matrículas.
Em 7 capítulos curtos, você entende como funciona a captação de matrículas no Educbank — da configuração inicial ao contrato assinado. Avance no seu ritmo usando o índice ao lado.
Configure uma vez, use o ano todo.
Um assistente rápido guia a configuração em menos de 5 minutos.
Para a família, simples. Para a escola, eficiente.
A família
- ✓Recebe o link e preenche em poucos passos
- ✓É avisada automaticamente por WhatsApp
- ✓Assina o contrato e paga o boleto sem ir à escola
A escola
- ✓Acompanha tudo em um único painel
- ✓Não precisa cobrar manualmente
- ✓Tem histórico completo de cada família
Use os filtros do painel
Filtre por escola, série, etapa do pagamento ou ciclo letivo para ver quais famílias precisam de mais atenção.
Mais controle. Menos retrabalho.
Antes, acompanhar cada família exigia ir atrás de informação em vários lugares — e-mail, planilha, WhatsApp. Agora, tudo em uma só tela.
Menos planilha
Chega de anotar em Excel e perder o histórico. Tudo fica registrado no sistema automaticamente.
Menos ligação
O sistema avisa as famílias na hora certa — por WhatsApp e e-mail — sem precisar de ação manual.
Mais tempo para o que importa
Com o processo automatizado, a secretaria foca no relacionamento, não na operação.
Acompanhe em que etapa cada família está.
O painel mostra, em colunas, exatamente onde cada família se encontra — da solicitação inicial à matrícula concluída.
Cada nova família cai no seu e-mail — na hora.
Assim que um responsável preenche o pré-cadastro pelo link da escola, a família aparece na primeira coluna do funil e a secretaria recebe este e-mail avisando que ela aguarda o primeiro contato.
- ✓Nome do aluno em destaque, pronto pra abordar
- ✓Botão direto para o painel de atendimento
- ✓Nenhuma família esquecida na caixa de entrada
Mova o card para “Cadastro pendente” e o RF recebe um e-mail na hora.
Quando a escola move a família para a segunda coluna do funil, o responsável financeiro recebe um e-mail personalizado com o nome do aluno e um botão direto para finalizar os dados cadastrais.
- ✓Título claro: cadastro pendente e nome do aluno
- ✓Botão de ação direto para finalizar o cadastro
- ✓A família avança sozinha, sem intervenção manual
O mesmo aviso também chega no WhatsApp do RF.
Ao clicar em Iniciar conversa no card, a família recebe uma mensagem personalizada no WhatsApp com o nome do aluno e o link direto para finalizar o cadastro pelo celular.
- ✓Saudação com o nome do responsável
- ✓Link curto e direto para o cadastro
- ✓Canal aberto para tirar dúvidas na hora
Assim que o RF completa os dados, a escola é avisada para emitir fatura e contrato.
Quando o cadastro está finalizado, o card avança para a terceira coluna do funil e a secretaria recebe um e-mail com a próxima ação: gerar a fatura e o contrato do aluno.
- ✓Nome da família e do aluno em destaque
- ✓Ação clara: emitir fatura e contrato
- ✓Botão direto para o painel de emissão
Fatura liberada: o RF recebe o e-mail para finalizar o pagamento.
Depois que a escola emite a fatura, o card vai para a quarta coluna do funil e o responsável financeiro recebe um e-mail com o link direto para realizar o pagamento e confirmar a matrícula.
- ✓Assunto claro: fatura liberada + nome do aluno
- ✓Botão direto para realizar o pagamento
- ✓Passo final antes da assinatura do contrato
A notificação de fatura também chega pelo WhatsApp.
Junto com o e-mail, o responsável recebe uma mensagem no WhatsApp informando que a fatura foi gerada, com link direto para acessar o portal e realizar o pagamento.
- ✓Identificação do portal Minhas Faturas
- ✓Botão de ação para acessar e pagar
- ✓Mais um canal para garantir que a família não esqueça
Pagamento confirmado: o RF recebe a confirmação no WhatsApp.
Quando o pagamento é reconhecido, o card vai para a coluna Matrícula concluída e o responsável recebe uma mensagem confirmando o valor pago e o link para visualizar a baixa da fatura.
- ✓Confirmação do valor recebido
- ✓Link para consultar a baixa da fatura
- ✓Fechamento da jornada com transparência
Tudo certo: o RF recebe o e-mail de matrícula garantida.
Para fechar a jornada, o responsável recebe um e-mail oficial confirmando que a vaga do aluno está garantida para o próximo ano letivo, com os dados da inscrição resumidos.
- ✓Assunto celebrativo: matrícula garantida
- ✓Resumo com aluno, escola e ano letivo
- ✓Confiança e tranquilidade para a família
Chegou família por outro canal? Adicione no funil em segundos.
Telefone, presencial, indicação — não importa. Cadastre o responsável, o aluno e o endereço em um formulário só e a família entra direto no funil, no estágio certo.
As famílias se cadastram pelo celular. Sem complicação.
Basta compartilhar o link personalizado da escola por WhatsApp ou e-mail. A família preenche tudo em minutos.
O sistema avisa as famílias na hora certa.
Sem precisar de nenhuma ação manual da secretaria. As notificações chegam por WhatsApp e e-mail nos momentos certos da jornada.
Boleto e contrato em poucos cliques.
Quando uma família está pronta, você emite a fatura e envia o contrato direto pelo sistema — sem trocar de ferramenta.
Fatura personalizada em segundos
Defina plano, produtos, descontos e parcelamento em poucos campos. O boleto chega para a família pelo WhatsApp e e-mail.
- ✓Produtos adicionais da escola com desconto fixo
- ✓Parcelamento flexível com seleção de meses
- ✓Configuração da fatura por aluno
Assinatura digital em 4 passos
Importe o contrato, defina quem assina, revise e envie. Cada signatário recebe o link por e-mail.
Ao emitir o contrato no funil, o RF recebe o e-mail para assinar.
Assim que a escola envia o contrato pelo funil, o responsável recebe um e-mail da ZapSign com o link direto para assinar o documento — sem precisar imprimir ou ir até a escola.
- ✓Assinatura 100% digital, com validade jurídica
- ✓Link único e rastreável para cada signatário
- ✓Aviso imediato após a emissão pela secretaria
Depois de assinar, o RF recebe o comprovante da ZapSign.
Ao concluir a assinatura, o responsável recebe automaticamente o comprovante de assinatura do contrato, com o link para visualizar e baixar o documento assinado.
- ✓Comprovante enviado na hora, sem ação da escola
- ✓Documento assinado disponível para consulta
- ✓Encerra a etapa de contrato com segurança jurídica
Histórico completo de cada família.
Tudo registrado. Tudo rastreável. Ao clicar em qualquer família no funil, você acessa o histórico completo em segundos.
Ainda com dúvidas, e agora?
Fale com o seu gerente de contas. A gente te acompanha em cada passo da sua jornada.
